Excelで住所録を作るについて注意点があります。
① 一行目に下図のような「タイトル」は作らないこと。
Excelは、データを管理するために、「データベース機能」というものが用意されているので、
データベース機能の1つである「並べ替え」のボタンを使った時点で表が崩れるからです。
① １件のデータは１行にまとめること。例えば長い住所などはフォントサイズを小さく
するとか「住所２」の項目を追加します。
② 余計な記号は入れないこと。例として「〒777-0101」など。
③ 数字は半角で」入れる（自動的に半角で入るように設定します）
Excelを起動します。キーボードの「半角/全角キー」を
押して「日本語入力」をオンにします。
住所録の表を作りデータを入力します。
先ず「ページ設定」をします。
「余白」タブから上下を20ｍｍ.に左右を15ｍｍ.に設定します。
方法は勉強会テキストの 「ページ設定」 を参照してください。
１行目に、住所録の見出しを入力します。まずＡ1セルに「氏名」と入力。
ここで「Tab」キーを押すと、右隣のセルに入力できます。
「郵便番号」「住所」「敬称」「電話番号」「備考」など、同じ要領で入力。
１行目に項目が入力できたら「入力規制設定」をします。
これは自動的に半角数字が入力できる機能です。
Ａ列をクリック「Ctrl」を押してＥ列をクリックし選択します。
Ａ列とＣ列の色が変わり選択できたことが分かります。
メニューバーの「データ」をクリックして「データの入力規制」を選択しクリックします。
「データの入力規制」ツールバーから「日本語入力」タブをクリックして、
日本語入力欄の▼をクリックして「オフ（英語モード）」をクリックし、
［ＯＫ］をクリックすると選択した列が自動的に半角英数で入力できます。
２行目に氏名・郵便番号・電話番号・その他の項目を入力します。
２行目が入力できたら３行目・４行目と入力が出来たら
ここで「名前を付けて保存）しましょう。
名前を付けて保存方法の詳しいことは勉強会テキスト
「 名前を付けて保存 」を参照して下さい。
罫線を引きます。
罫線を引く「セル」を選択します。
「書式」⇒「セルの書式設定」をクリックします。
セルの書式設定ダイアログボックスから「罫線」タブをクリックして「線のスタイル」
「罫線」を付ける場所などにチェックを入れて「ＯＫ」をクリックします。
これで一応の準備が出来たので「氏名」「郵便番号」「住所」
「敬称」「電話番号」「備考」の欄に入力します。
住所欄には郵便番号を入力して「スペースキー」の右側「変換」キーを押すと自動的に
住所が表示されます。エンターキーで確定してから番地などは手入力します。
但し、合併して新しくなった「○○市」はまだ「※※郡」と表示されるので、
修正が必要ですが、簡単に修正できます。
修正の方法は勉強会テキスト「 検索と置換 」を参照してください。
隠れてしまった文字を表示させます。
隠れてしまった文字は、列幅を広げて表示しましょう。「氏名」のＡ列を広げるには、
「Ａ」と「Ｂ」の間にマウスポインターをあわせて形が「＋の両端矢印」になったら
ダブルクリックすると、Ａ列で一番多い文字数に合わせて列の幅が広がります。
同じように住所と電話番号の列も拡げましょう。
氏名にふりがなを付ける方法
氏名の場合は同じ漢字でも読み方が違うこともあるので「ふりがな」を
表示させると便利です。氏名の欄を範囲選択します。
「ホーム」⇒「ルビ」⇒「ふりがなの表示」をクリック
すると選択した部分にルビが付きます。
氏名の上にふりがながつきました。ふりがなは、漢字に変換する前に入力した
「読み」で表示されます。実際の読み方と異なる場合は修正します。
詳しい方法は「 ふりがな（ルビ）の挿入 」を参照して下さい。
「上書き保存」をします。
データを並べ替えする場合。
名前を「昇順」または「降順」に並べ替える方法。
名前の列のどこにでもカーソルをおき、ホーム⇒「昇順」を選択すると昇順になり、
「降順」を選択すると降順になります。
分類ごとに並べ替えをする方法
表の中のセルのどこでも良いので選択します。
メニューバーの「データ」⇒「フィルタ」⇒「オートフィルタ」をクリックします。
下図のように項目の横にグレイの▼がつきましたね。
「分類」の右についているグレイの▼をクリックします。
「親戚」にチェックを入れて「ＯＫ」をクリックすると「親戚」だけが表示されます。
解除して元に戻す方法。
「分類」の右側の▼をクリック「すべて」を選択すると元に戻ります
▼を消す方法はメニューバーの「データ」⇒「フィルタ」をオフにすると消えます。
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